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隨著國家醫(yī)藥兩票制的不斷推進(jìn)，藥品采購環(huán)節(jié)中各方責(zé)任義務(wù)悄然發(fā)生了新的變化，傳統(tǒng)的醫(yī)藥分銷企業(yè)承擔(dān)起（代理商）的墊資行為，同時也肩負(fù)起了庫存管理以及（或有）保證金管理的責(zé)任。由此，分銷企業(yè)也面臨了更多的經(jīng)營風(fēng)險和財務(wù)風(fēng)險，需要適時的增加企業(yè)風(fēng)險管控點(diǎn)和管控流程。
2018年3月公司成立了由采購、財務(wù)、運(yùn)營、信息四大職能部們核心成員組成的預(yù)付款管理項(xiàng)目組，全面重塑新采購模式下預(yù)付款的管理制度、審批流程、操作辦法，制定科學(xué)的預(yù)付業(yè)務(wù)流程、有效支持業(yè)務(wù)開展、控制預(yù)付風(fēng)險。
2018年4月，項(xiàng)目組經(jīng)過對采購業(yè)務(wù)尤其是涉及預(yù)付款的采購行為，從合同、訂單、入庫、審批、付款、核銷、保證金管理等的全要素進(jìn)行了風(fēng)險評估，制定了新的風(fēng)險管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)流程，《上藥控股有限公司預(yù)付賬款管理辦法》和《預(yù)付業(yè)務(wù)操作細(xì)則》正式下發(fā)至各經(jīng)營單位。
新的《預(yù)付賬款管理辦法》、《預(yù)付業(yè)務(wù)操作細(xì)則》對業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員提出了全新的工作要求，鑒于預(yù)付款的高風(fēng)險特性，預(yù)付采購業(yè)務(wù)的進(jìn)行須按制度要求，對每一個風(fēng)險點(diǎn)進(jìn)行管控，審批上報須報送采購、庫存、預(yù)付余額等詳盡的信息，付款后要對預(yù)付的進(jìn)銷進(jìn)行全程跟蹤。
新政策形勢下催生的新預(yù)付采購模式及由此而產(chǎn)生的新的管理要求，具有新作業(yè)流程、新業(yè)務(wù)單據(jù)、新管控模式、新管理臺賬等特點(diǎn)，如此的工作，需要有新的作業(yè)工具來運(yùn)作和管理控制繁復(fù)的工作程序，提高管理者的管理效率。
為使企業(yè)供應(yīng)鏈信息平臺可以全面反映、管理預(yù)付款作業(yè)的“新”，避免預(yù)付款作業(yè)的信息流成為信息孤島，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提出了開發(fā)基于預(yù)付款管理要求下的預(yù)付款管理系統(tǒng)的設(shè)想，力求一方面提高預(yù)付款作業(yè)工作效率，一方面將預(yù)付款的作業(yè)信息與供應(yīng)鏈及財務(wù)信息全面打通，實(shí)現(xiàn)對預(yù)付款業(yè)務(wù)的全程管理。開發(fā)分別適用于不同的公司的ERP版和WEB版。
2018年5月，經(jīng)過信息部工程師們?nèi)找岳^夜的奮戰(zhàn)，預(yù)付款管理系統(tǒng)在公司總部、自營司及市內(nèi)外控股子公司陸續(xù)上線，預(yù)付款管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)自ERP的自動提取，審批通過OA的線上高效流轉(zhuǎn)，管理方面的BI自動分析。高效的系統(tǒng)管理工具和數(shù)據(jù)采集平臺，幫助經(jīng)營單位實(shí)現(xiàn)了預(yù)付款的精細(xì)化、專業(yè)化、系統(tǒng)化管理。
2018年6月，為使各經(jīng)營單位、各作業(yè)流程上每一個相關(guān)人員，知曉、理解、全面掌握《預(yù)付賬款管理辦法》的精神、《預(yù)付業(yè)務(wù)操作細(xì)則》的要求、預(yù)付款管理系統(tǒng)的使用，為此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)陸續(xù)組織了9場專題培訓(xùn)，范圍包括總部、分子公司及市內(nèi)外控股公司共計124家，參訓(xùn)人次共計697人次，內(nèi)容涵蓋預(yù)付款管理制度解讀、預(yù)付款審批流程規(guī)范、ERP版及WEB版預(yù)付款系統(tǒng)操作。
預(yù)付款管理的“一項(xiàng)制度、一個細(xì)則、一套系統(tǒng)”落實(shí)和執(zhí)行其深刻的意義在于：1、實(shí)現(xiàn)有效的事前控制，規(guī)范預(yù)付協(xié)議，借助保證金方案，進(jìn)行授信控制；2、實(shí)現(xiàn)有效的事中管理，控制預(yù)付庫存，標(biāo)準(zhǔn)審批流程，固化授權(quán)審批；3、實(shí)現(xiàn)有效的事后監(jiān)督，嚴(yán)控預(yù)付用途，確保筆筆結(jié)清，定期跟蹤反饋。
預(yù)付款項(xiàng)目組成員說：“我們是認(rèn)真的”，項(xiàng)目雖然已完成上線，但我們工作還將繼續(xù)，我們將及時跟蹤及解決相關(guān)上線問題，并陸續(xù)開展對預(yù)付款執(zhí)行情況的專項(xiàng)檢查。在控制預(yù)付風(fēng)險的同時，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也會不斷通過實(shí)時分析，完善制度、流程和系統(tǒng)功能，提高預(yù)付管理的效率和質(zhì)量。公司后續(xù)的培訓(xùn)將每月在微學(xué)習(xí)平臺上進(jìn)行分享，匯總預(yù)付款管理中碰到的共性問題，制作成Q&A供大家交流討論。
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